【卸売業・小売業】公共料金の請求処理業務を劇的に改善した方法
『誠実で勤勉であることはもちろん、その中でも楽しむことや喜び合うこと、そして夢を創っていこう』という想いが社名に込められて、昭和５０年１２月に創業された株式会社ジョイフル本田。 地域社会の持続的な発展への貢献と地域社会を豊かにするための活動を通して、地域に「根ざす」ことを目指し、CSR（社会貢献活動・環境取組活動）にも力を入れている同社。自然エネルギーや太陽光発電によるエネルギーを利用し、環境負荷の少ない店舗づくりやLED照明への切り替えによるCO2排出量の削減、環境にやさしい包装容器の採用など、より豊かな未来のために取り組んでいる。 未だ続く新型コロナウィルス感染拡大による人々のライフスタイルの変化の中で、様々なチャレンジをして、業績を伸ばしている同社が抱えていた課題とは？ インボイスのサービスと出会ってどう変化したのかを伺った。
導入前の課題
- 毎月の仕訳作業を請求書一件一件、手作業で行っている（手入力）ので煩雑だった。
- 承認作業の件数や項目が多いため、管理者側の 業務が複雑化し非効率であった。
- 毎月大量に来る紙ベースの請求書のファイリングや 保管が整理されておらず必要な時にすぐ確認が出来ない。
導入後の効果
仕訳作業の工程を９０％以上削減
「毎月、専用ポータルサイトから請求内訳データと請求書鑑（PDF）をダウンロードしてます。請求内訳データには店舗や部門情報が付与されているので、Gi通信と同じように少し手を加えるだけで、あとは会計システムに流し込んで終わりです。とにかくこのデータの使いやすさには驚きました。承認のための確認箇所も減って、承認作業もラクになりました。」
整理して保管
形や大きさが異なる請求書の保管にも頭を悩ませていた同社。
ファイリングや箱詰めを駆使しながらなんとか対応していたが、保管はできても整理された保管状況というわけではなかった。
「OneVoice公共の導入後は、公共料金の請求書が1枚になり、しかもPDFとなっているため、電子媒体で保管できるようになりました。携わる人は誰でもPCからアクセスできる場所に保管できるようになったので、いつでも誰でも探し出すことができるようになりました。いつもの担当者が急遽休みになり代理で請求書を探さなきゃいけないときは、非常にストレスがかかってましたから。それが無くなって本当に感謝です」
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| 名称 | 株式会社ジョイフル本田 |
|---|---|
| 業種 | 卸売業,小売業 |
| 従業員規模 | 1000～4999人 |
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