公共料金の請求処理業務を劇的に改善した方法

ストレスフルな仕訳作業と入金作業

「一件一件請求書に記載されている情報を、正しく会計ソフトに入力するという単純作業です。費用計上店舗や部門の確認をしながらの作業は単純作業でありながら、間違いが許されないとても繊細な業務です」（大和氏）

さらに本社分についてはネットバンキングを利用しているため、自動引落しとは異なり、請求書記載の支払先情報を確認しながらの入金作業（手作業）となり、ミスの許されない業務であり、非常にストレスの高い業務だった。

承認作業の煩雑化

人の手で行っている以上、人的ミスが付きものだ。同社も例外なく、一定数の人的ミスが生していた。
承認ルート上で承認者が確認をし、ミスがあれば差し戻すというルールで行っており承認者の負担がある。
「以前は、現場から上がってくる会計処理に対して、承認作業をしていました。申請されたものを一件一件確認し、承認するだけの作業ですが、項目が多く件数も多いので結構大変でした」とは大和氏。

困難な請求書の保管

請求処理が終わった後の請求書の保管方法にも課題があった同社。
公共料金の請求書には大きさも形も様々あり、非常にファイリングしにくい。さらに水道料金に見られる、隔月請求のものもあり、整理と保管がうまくいっていなかった。そんな状況でありながらも、日々の業務に追われ、課題解決を模索する時間もなかった。

仕訳作業の工程を９０％以上削減

「毎月、専用ポータルサイトから請求内訳データと請求書鑑（PDF）をダウンロードしてます。請求内訳データには店舗や部門情報が付与されているので、Gi通信と同じように少し手を加えるだけで、あとは会計システムに流し込んで終わりです。
とにかくこのデータの使いやすさには驚きました。承認のための確認箇所も減って、承認作業もラクになりました。」（大和氏）

整理して保管

形や大きさが異なる請求書の保管にも頭を悩ませていた同社。ファイリングや箱詰めを駆使しながらなんとか対応していたが、保管はできても整理された保管状況というわけではなかった。
「OneVoice公共の導入後は、公共料金の請求書が1枚になり、しかもPDFとなっているため、電子媒体で保管できるようになりました。
携わる人は誰でもPCからアクセスできる場所に保管できるようになったので、いつでも誰でも探し出すことができるようになりました。
いつもの担当者が急遽休みになり代理で請求書を探さなきゃいけないときは、非常にストレスがかかってましたから。それが無くなって本当に感謝です」（大和氏）

ロケーションが離れている本社と店舗、一連の経理業務をそれぞれが分担して行っている運用だったため、業務の遅延や漏れもあったという同社。
『OneVoice公共専用ポータルサイト』を通して、ロケーションの影響を受けずに業務完結できるようになったことは非常に大きな導入効果と言えそうだ。