【製造業】分散処理の一元化で効率化に成功。管理部門のコスト削減目標達成を後押ししたOneVoice公共
株式会社中西製作所様は、1946（昭和21）年に学校給食用アルミ食器の販売会社として創業、業務用厨房機器の総合メーカーとして成長を遂げてきた。日本全国の学校給食、病院・福祉給食、学生・社員食堂、そして誰もが名を知る外食チェーンを、厨房設備で支えている。東京と大阪に本社機能を有し、全国に2工場、1物流センター、9支店・41営業所のネットワークを展開する。これまで、公共料金の支払いは各拠点が個別に処理していたが、業務負荷が高く、本社側での集計にも時間がかかるなどの課題があった。その解決策としてインボイスの一括請求サービス「OneVoice公共」を導入。その導入背景や、導入後の効果についてうかがった。
導入前の課題
- 公共料金契約に関する申請・登録業務、請求内容の確認作業に人手や時間がかかる（拠点）
- 経費精算システムへの証憑のアップロードのし忘れなど、ヒューマンエラーが発生（拠点）
- 拠点から届く証憑と、経費精算システム上にアップロードされた証憑の突合、会計システムへの仕訳登録にかかる時間が膨大（本社）
- 証憑の突合作業が月初に集中、確認作業に人手も時間も取られて他の業務が停滞（本社）
- 未払いリスクを防ぐため、拠点口座の残高と資金移動のタイミングに注意が必要（拠点・本社）
- 紙資料の印刷や、紙証憑の保存・管理に手間とコストがかかる（拠点・本社）
導入後の効果
多拠点での分散管理を本社で一元化、双方の業務効率化に成功
拠点側の導入メリット
- 公共料金の契約に関する申請作業、支払用口座の開設、経費精算システムへの証憑のアップロードと本社への内訳・引き落とし予定日の申請、引き落とし口座の残高確認、証憑原本の郵送作業など、公共料金にかかわるほとんどの作業が消滅
- リソースの転換で拠点の本来の業務に集中できる時間が増え、生産性が向上
- 申請書（紙）印刷や郵送作業がなくなり、環境に配慮した活動とコスト削減に成功
本社経理課の導入メリット
- 複数拠点の公共料金を一元管理することで、拠点別の光熱費の動向をタイムラグなく見える化
- 月90枚超の請求書が1件の電子請求書に集約され、支払いフローがシンプルに
- 証憑確認作業時間が大幅に削減
- OneVoice公共のポータルサイトからダウンロードできる請求明細一覧から、会計システムへの仕訳や監査対応が簡素化され、自分たちのペースで処理できるように
- 公共料金支払いのための資金移動やこれにまつわる確認業務が消滅
- ペーパーレス化を実現
「拠点での公共料金の請求関連作業は、ほぼなくなりました」と、國安氏は導入の成果を高く評価する。業務効率化を進めるうえで、最も優先度が高かった「拠点の事務処理作業を軽減する」ことに、OneVoice公共は貢献したといえる。
下川氏も、「拠点の作業をなくすと、たいていは本社にそのしわ寄せがきて負担が大きくなるものですが、OneVoice公共は同時に、本社の業務負荷も大きく軽減してくれました」と、双方の業務効率化が進んだと言う。「月末の忙しいタイミングに拠点の口座残高を心配しなくてよくなったのは、心の荷が軽くなりました」と中井氏も微笑んだ。
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| 名称 | 株式会社中西製作所 |
|---|---|
| 業種 | 製造業 |
| 従業員規模 | 300～999人 |
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