ゼロカーボンシティ表明の青森県七戸町が「OneVoice公共」と「Gi通信」を導入!

ゼロカーボンシティ表明の青森県七戸町が「OneVoice公共」と「Gi通信」を導入!

青森県七戸町
[ 会社名 ] 青森県七戸町
[ 住所 ] 青森県上北郡七戸町字森ノ上131番地4
[ URL ] https://www.town.shichinohe.lg.jp/

導入前の課題

バラバラに届く大量の紙請求書で業務が逼迫。支払い期限に追われる日々

電気料金や通信費等の請求書は総務課で受領し開封・部門仕訳後、施設を管理しているそれぞれの課に手交していますが、請求書の到着日がバラバラなうえ各課共に検収・スキャナー読み込み・請求書ごとの支払伝票作成など一連の業務があり、管理物件数や契約件数が多い課は処理の件数も比例して多くなり負担になっていました。また、それを受領する会計課も、支払日ごとに請求書を取り纏め、期限内に処理を行う必要があります。特に、会計課が受領した時点で支払期限まで日数が少ないものもあり、支払期限を過ぎ延滞金が発生するリスクもあることから、精神的にも負担に感じていました。

そんな時、指定金融機関である みちのく銀行さんから「業務量を減らせるのでは・・・」とインボイスさんを紹介していただきました。会計課では人員削減により職員一人あたりの業務量が増加していたので、ご提案を受け、職員の伝票処理に掛かる時間や負担を大幅に削減出来ると思いました。また、各課と会計課の間でやり取りをしている支払伝票と請求書を無くすことが出来るため、導入することでペーパーレス化にも繋がると思いました。(附田さん)

導入後の効果

<導入の決め手>

インボイスのサービスなら、請求書の受取~支払いが月1回に軽減。しかもサービスの移行が楽!

請求書の受領系クラウドサービスは色々ありますが、それらと違い「受取から支払いまでの業務全体の削減」を見込むことが出来たことが大きかったと思います。請求書や支払伝票などが大幅に削減されペーパーレス化に効果があるのは勿論のこと、部門仕訳にフィットしたグルーピング機能が使えそうだったことも採用のポイントでした。また、導入にかかる初期費用が不要でサービス利用料も安価、最低契約期間の縛りも無いので導入のハードルが低かったのも事実です。また、現在の契約を変更することなく、請求書の送付先をインボイスさんに変更するだけでスタート出来るので、業務フロー変更に関わる体力が殆ど掛からないのも、上司の理解が得られた重要なポイントでした。(附田さん)

業務効率化とペーパーレス化を実現。請求書の見える化が進んだ事で職員の意識改革が始まる

支払処理が請求書ごとから1回になり、本当に楽になったと思います。また、金額・請求日・支払日等の入力、明細ファイルの添付のみとなったため、各課の伝票起票時間の大幅な短縮にも繋がっています。また、会計課で全体が把握できるため、起票漏れがないかのチェック機能が働き支払漏れが無くなりました。これは当初、想定していませんでしたが、会計課の機能強化にも繋がったと思います【業務効率化・機能強化】。また、月間約350枚の電気料金や通信費の請求書が無くなり、支払伝票も大幅に削減出来たので、監査の証拠書類が半減したことを実感しています【ペーパーレス化】。これまで支払い業務を優先し、正直全体でいくら使っていたか分からなかったのですが、金額の把握ができるようになり、初めて総額でいくら使っているかに気がつきました。【見える化】

最近では、会計課で集計した光熱費や通信費について、各課から使用額の確認依頼が増えてきており、役場内のコスト意識が高くなってきたように思えます。また、水道課では、町が管理する施設の請求書兼納付書を各課へ配布していましたが、会計課ではその納付書を使用せず合計額を振込していたことから、無駄な業務だと気付き水道課と一緒に改善するなど、役場内で業務効率化の事例も出てきました。【職員の意識改革】(髙田さん)

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請求書が一枚に 支払回数が一回に

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一括請求サービスは、公共料金等の請求書をひとつにとりまとめ、支払いを一本化する法人向けコスト削減ソリューションです。総務・経理部門ご担当者様の面倒な事務作業を劇的に削減し、業務効率改善とコスト削減を実現いたします。直接的なコスト削減に関するご提案はもちろん、請求書の処理、支払い業務に伴う間接的なコスト全般を請求書のプロであるインボイスが削減いたします。

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